Maliki Library – Proses penyelesaian studi akhir bagi mahasiswa jenjang sarjana hingga pascasarjana memerlukan pemahaman mendalam terkait prosedur administrasi perpustakaan, salah satunya pengunggahan karya ilmiah. Menjawab kebutuhan tersebut, Pusat Perpustakaan UIN Maulana Malik Ibrahim Malang menggelar Pelatihan Unggah Mandiri Etheses di Ruang Literasi Lantai 1 Pusat Perpustakaan pada Selasa (8/9/2026). Kegiatan ini diselenggarakan bagi mahasiswa jenjang S1, S2, maupun S3 sebagai bagian dari rangkaian agenda Pekan Kunjung Perpustakaan.

Hadir sebagai narasumber dalam kegiatan pelatihan ini adalah Mohammad Syahriel, S.H., S.H.I. Dalam pemaparannya, Syahriel menjelaskan bahwa platform Etheses merupakan salah satu tahapan krusial yang wajib dilalui oleh seluruh mahasiswa semester akhir guna memperoleh status bebas pustaka dari perpustakaan setelah menyelesaikan penyusunan skripsi, tesis, maupun disertasi.

“Semua mahasiswa wajib upload karya skripsinya untuk mendapatkan bebas pustaka dari perpustakaan,” ujar Syahriel di hadapan para peserta pelatihan.

Selama sesi pemaparan materi, pemateri pelatihan membagikan panduan teknis secara menyeluruh. Tahapan penjelasan dimulai dari tata cara pendaftaran atau registrasi akun di portal Etheses, dilanjutkan dengan penguraian berbagai detail kecil yang wajib diperhatikan oleh mahasiswa saat memproses pengunggahan berkas karya ilmiah ke dalam sistem.

Di samping tahapan teknis pendaftaran, Syahriel memberikan perhatian serta sorotan khusus pada keabsahan dokumen legalitas karya ilmiah, terutama pada lembar pengesahan. Ia menegaskan pentingnya kelengkapan tanda tangan dari para pihak yang berwenang sebelum berkas diunggah.

“Skripsi yang di upload ke etheses harus berisikan tanda tangan pembimbing dan penguji yang di Sah kan oleh kaprodi, jika tidak ada tanda tangannya maka akan langsung di return file oleh petugas etheses,” kata Syahriel menekankan aturan verifikasi berkas.

Selain masalah kelengkapan administrasi lembar pengesahan, Syahriel turut mengimbau mahasiswa untuk memperhatikan aspek keamanan data pribadi dalam naskah yang akan diunggah. Pihak perpustakaan mengingatkan agar mahasiswa lebih selektif dalam menyertakan informasi sensitif demi mengantisipasi potensi penyalahgunaan data di ruang digital.

“Dengan segala hormat, jikalau di skripsi temen mahasiswa ada yang menampilkan biografi, dimohon untuk tidak ikut di upload dalam etheses, karena untuk menghindari hal kejahatan yang mungkin terjadi,” kata Syahriel.

Dalam sesi pemaparan tersebut, dijelaskan pula mengenai ketentuan khusus bagi mahasiswa yang hendak mempublikasikan hasil penelitiannya ke media akademis lain. Pihak perpustakaan memberikan fleksibilitas berupa fasilitas penundaan publikasi di Etheses apabila karya ilmiah tersebut rencananya akan diterbitkan di jurnal lain bersama dosen pembimbing. Ketentuan ini diberikan dengan kemudahan prosedur, yakni mahasiswa cukup melampirkan surat penundaan atau embargo karya ilmiah. Atas dasar surat tersebut, perpustakaan akan menunda pengunggahan karya di platform Etheses selama durasi waktu dua tahun.

Memasuki sesi akhir acara, Syahriel memberikan panduan sosialisasi mengenai layanan bantuan bagi mahasiswa yang menemui kendala teknis selama proses pengunggahan. Mahasiswa yang mengalami kesulitan dipersilakan untuk datang langsung ke lantai 2 Pusat Perpustakaan UIN Malang pada bagian helpdesk. Selain itu, mahasiswa juga dapat menghubungi Penanggung Jawab (PJ) di fakultas masing-masing yang nomor kontaknya telah tertera secara resmi pada laman Etheses di bagian menu Contact Us.

Pelatihan ini diharapkan dapat memberikan pemahaman yang jelas bagi mahasiswa UIN Maulana Malik Ibrahim Malang dari seluruh jenjang pendidikan, sehingga proses pengunggahan karya ilmiah mandiri serta pengurusan administrasi bebas pustaka dapat berjalan dengan lancar dan tertib. (M. Rofiul Achsan)